プライバシーポリシー

ヤドカリにおける個人情報の取扱いについて

株式会社ワクトリ（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する宿泊施設向けサービス「ヤドカリ」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、以下のとおり定めます。

本文書は、本サービスを提供するウェブサイト、アプリケーションその他の媒体を問わず適用されます。当社のプライバシーポリシーと異なる定めがある場合、本サービスに関しては本文書の定めが優先します。

1. 事業者の情報

2. 本サービスで取り扱う個人情報の区分

本サービスで取り扱う個人情報は、次の2つに分かれます。取扱いのルールが異なります。

(1) お客様から取扱いの委託を受けた個人情報

本サービスをご利用になる宿泊施設（以下「お客様」といいます。）が、本サービスに登録・入力される、お客様の従業員、お客様が受け入れる派遣スタッフ、お客様の施設の宿泊者・宿泊希望者・ウェブサイト訪問者等に関する個人情報です。本人が当該施設向けの画面へ直接入力する情報も含みます。

これらの個人情報について、当社はお客様から取扱いの委託を受ける立場にあり、お客様が定めた利用目的の範囲内で、委託された業務の遂行のためにのみ取り扱います。当社自身の目的のために利用することはありません。

主な項目は次のとおりです。

• 氏名、フリガナ、生年月日、性別、住所、連絡先
• 雇入年月日、退職年月日、退職の事由
• 時給、給与の計算結果、控除
• 打刻の時刻、労働時間、休憩、時間外・休日・深夜の労働時間
• 派遣元事業主名、就業場所、派遣期間、個人抵触日、苦情の処理に関する事項
• 在留資格（在留期間および在留カード番号は、本サービスの入力項目として設けていません。お客様が在留カードの写し等を書類の保管機能へアップロードされた場合、当該書類に含まれることがあります）
• 顔の特徴情報（個人識別符号）
• 体温、症状の申告等の健康情報（法令上の要配慮個人情報に該当する場合を含み、同等の保護措置で取り扱います）
• 希望休、勤務可能時間、資格・習熟度、スタッフ間の組合せに関する評価、確定シフトと修正履歴
• 寮・駐車場の利用状況、部屋割りの判断に用いる性別・年齢・職種、制服サイズ・貸出返却、食券の利用・代理発券記録
• マニュアル等の資料に含まれる担当者名、質問・回答・参照資料と承認履歴
• 会議の録音、発言の文字起こし、会議で決まったこと
• 宿泊者・サイト訪問者の質問、連絡先、要望、予約、アンケート、問い合わせのメール・電話対応記録、返信・社内メモと担当者の記録
• 宿泊者の氏名、住所、連絡先、国籍、旅券番号

お客様から取扱いを委託された個人データを当社自身のために二次利用する場合は、本サービスの機能改善・精度向上等に目的を限定し、他の情報との照合によっても個人を識別できない統計情報等に加工したものを用います。氏名を消しただけの情報をこの対象とは扱いません。加工前のデータや個人を識別できる中間データには、引き続き個人データとしての保護を適用します。詳しい条件は利用規約第18条に定めます。

(2) 当社が自ら取得する個人情報

お客様のご担当者様の情報、お問い合わせいただいた方の情報、採用に応募された方の情報、お取引先の情報のほか、集客診断のため外部の公開ページ・口コミ等から取得する投稿者の表示名や投稿内容です。

利用目的は次のとおりです。

• 本サービスに関するご連絡、ご案内、お見積り、ご請求
• 公開情報や名簿から得た事業者の連絡先への、本サービスの営業のご案内（FAX 等）
• ウェブサイトからのお申し込みの受付、審査および契約の管理（下記 2の3）
• お問い合わせへの対応
• 採用選考および採用に関するご連絡
• 取引先との契約の履行および連絡
• 本サービスの品質の改善および新機能の検討
• 公開ページ・口コミ等に基づく施設の集客課題の分析、競合比較及び診断レポートの作成
• 法令に基づく対応

当社からの営業のご案内（電子メール、FAX 等）が不要な場合は、第9項の窓口へお申し出ください。以後の送付を停止します。

2の2. 初期設定のためにお預かりする情報

本サービスの利用を開始するにあたり、お客様から従業員名簿等のファイルをお預かりすることがあります。

• お預かりは、当社が指定する専用のアップロード窓口を通じて行います
• 窓口には有効期限があり、アップロード専用です。この窓口から中身を閲覧することはできません
• お預かりしたファイルの原本は、本サービスへの取込みが完了してから30日で削除します
• 取込みが完了しない場合の保管期限は、受領前にお客様と合意します。取込みを中止した場合や原本が不要となった場合は遅滞なく、未完了のまま期限に達した場合はその期限に削除します。再試行等による延長は理由と新たな期限について期限前に合意し、自動延長はしません
• 契約終了後の返却請求に対応中のデータや法令上保管が必要なデータは、利用規約に定める保管・削除の条件に従います

2の3. ウェブサイトからのお申し込み

当社のウェブサイトからご自身でお申し込みいただく場合、当社は次の情報を当社自身が取扱事業者として取得します。お客様の従業員や宿泊者の情報（上記 2 の (1)）とは別のものです。

クレジットカードの情報について

当社はクレジットカードの情報を取得しません。

• カード番号、名義、有効期限およびセキュリティコードは、決済代行事業者が用意した画面にお客様が直接ご入力いただきます。当社のサーバーを経由せず、当社のデータベースにも記録されません
• 当社が保有するのは、決済代行事業者が発行した顧客およびお支払いの識別子と、カードがご登録済みかどうかの区別だけです。カード番号の下4桁も保有していません
• 当社から決済代行事業者へお渡しするのは、施設を表す当社の内部番号、ご請求に必要な金額・通貨・注文番号、請求書の宛名（ご契約者の名称）と請求書の送付先のメールアドレスです。ご住所はお渡ししていません

見本（デモ）の閲覧履歴について

ご登録後にご覧いただける見本（デモ）は、あらかじめ用意した固定のサンプルです。お客様が入力されたデータが変更されたり、外部へ送信されたりすることはありません。

どの機能をいつご覧になったかの記録は、ご案内の改善のほか、本サービスに関する営業上のご連絡に利用します。ご連絡が不要な場合は、下記 9 の窓口へお申し出ください。

Google・Microsoft のアカウントでのログインについて

ヤドカリへのご登録とログイン（ウェブサイトからのお申し込み、業務の画面へのログイン及び招待の受諾）には、Google または Microsoft のアカウントをお使いいただけます。業務の画面へのログイン及び招待の受諾で受け取る情報は、お客様から取扱いの委託を受けた個人情報（第2項(1)）として取り扱い、その保存期間及び削除のお申出の受付は、お客様との契約及び第8項によります。

受け取る情報と受け取り方

ログインの際に、ご本人が Google または Microsoft の画面で許可した範囲（OpenID Connect の openid・email・profile）に限り、各社が発行するログインの証明（IDトークン）から次の情報を受け取ります。

• Google：アカウントの識別子、メールアドレス、氏名、組織のドメイン（Google Workspace をお使いの場合）
• Microsoft：アカウントの識別子、メールアドレス、氏名、組織の識別子

当社は、メール、カレンダー、ファイルその他のアカウントの中の情報を求めず、これらを読み取るための権限も受け取りません。

使い方

受け取った情報は、ご本人の確認、ログイン及びヤドカリのアカウントとの紐付けにのみ使います。広告、生成AIの学習その他の目的には使いません。

共有・開示

受け取った情報は、第三者に提供せず、販売もしません。法令に基づく場合を除き、開示しません。保管は、本サービスのデータと同じく、日本国内（東京）のクラウドに委託します（第5項）。

保護・保存期間・削除

第6項の安全管理措置により保護し、通信時及び保存時に暗号化します。保存期間は、第7項の表の「ウェブサイトからのお申し込みに関する記録」と同じです。ご本人から第9項の窓口へアカウントの削除のお申出があったときは、法令上保存が必要な記録を除き、遅滞なく削除します。Google または Microsoft のアカウントの設定から、ヤドカリへの許可を取り消すこともできます。取り消しても当社が既に受け取った情報は削除されないため、削除をご希望の場合は第9項の窓口へお申し出ください。

当社による Google API から受け取った情報の利用及び他のアプリケーションへの移転は、Google API サービスのユーザーデータに関するポリシー（限定使用の要件を含みます）に従います（https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy ）。

2の4. ウェブサイト及びお申し込みの画面での Cookie 等の利用と外部への送信

当社は、当社のウェブサイト（yadokari.ai）とヤドカリのお申し込みの画面で、サイトの利用状況の分析と広告の効果の測定のため、Google LLC が提供するタグ（Google アナリティクス、Google 広告のコンバージョン計測）を使い、次の情報を Google LLC（米国）へ送信します。

当社は、これらのタグで、氏名、メールアドレスその他お客様を直接特定できる情報を送信しません。

3. 顔の特徴情報（個人識別符号）の取扱い

本サービスは、お客様のご選択により、顔認証による打刻および食券の発券の機能を提供します。

• 取得・処理する情報は、登録時及び照合時の顔画像、画像から抽出した特徴情報及び本人と対応付ける識別子です
• 顔画像そのものは保存しません。登録・照合の処理中だけメモリ上で扱い、処理が終わると失われます。当社のデータベース、ファイルの保管領域、ログのいずれにも残しません。当社が保存するのは、画像から生成された特徴情報と、本人に対応付ける識別子だけです
• 登録・照合のため、顔画像を外部の事業者へ送信します。委託先については第5項に記載しています
• 利用目的は、ご利用の機能に応じた打刻時および食券発券時の本人確認に限られます
• 本人確認以外の目的（勤務態度の評価、感情の分析等）には利用しません
• 退職、本サービスの本人利用の終了又は顔認証の登録解除等により、打刻・食券発券のいずれかの目的で顔認証を利用しなくなった場合は、その目的での照合を停止します。すべての目的で利用が終了した場合は、顔特徴情報及び顔認証専用の識別子を遅滞なく消去します。再登録により不要となった旧顔特徴情報も消去します
• 打刻・食券の業務記録には別の保存期間がありますが、その保存のために顔特徴情報を残すことはしません
• 取得にあたっての本人へのご説明と同意の取得は、お客様が行います

4. 要配慮個人情報および健康情報の取扱い

本サービスは、お客様のご選択により、就業前の健康状態（体温、症状の申告）を記録する機能を提供します。

• 体温・症状の申告は、その内容や取得方法によって法令上の要配慮個人情報に該当する場合があります。当社は、該当の有無にかかわらず、これらの健康情報を要配慮個人情報と同等の保護措置で取り扱います
• 支度チェックでは、お客様が利用目的および取扱いを本人に説明し、本人の同意に基づいて取得します
• 利用目的は、就業前の健康状態の確認に限られます
• 保存期間は1か月とし、経過後に削除します

宿泊者のお食事に関するアレルギー情報も、同等の保護措置で取り扱います。利用目的はお食事の安全な提供であり、保存期間はチェックアウトの日から1年です。法令上の要配慮個人情報の取得には、法令で認められる例外を除き、本人の事前同意が必要です。

要配慮個人情報を含むデータも、生成AIによる処理のため、米国の事業者へ提供することがあります（第5項）。

4の2. 「ヤドカリに聞く」の会話の取扱い

本サービスの生成AIによる応答の機能（「ヤドカリに聞く」、ヤドカリAI）でのご質問とご回答の履歴について、次のとおり取り扱います。

• 会話の履歴は、原則として、ご質問された方ご本人だけが閲覧できます
• 障害の調査または不正利用の調査に必要な場合に限り、当社の運営担当者が会話の内容を閲覧することがあります。閲覧できるのは、権限を与えられた担当者に限られます
• この閲覧について、その都度のご通知は行いません
• 閲覧したときは、閲覧した担当者、閲覧の日時、対象となった会話および調査の目的を、監査の記録として保存します。お客様のお求めに応じて、この記録をご提示します
• 会話の履歴の保存期間は、ご質問の日から1年です

4の3. 宿泊者・ウェブサイト訪問者のチャットの取扱い

お客様が本サービスで宿泊者やウェブサイトの訪問者に提供する次のチャットについて、入力された内容を次のとおり取り扱います。これらは、お客様から取扱いの委託を受けた個人情報（第2項(1)）です。

• 入力された内容は、回答を作成するため、外部の生成AIの事業者（米国）へ送信します。この送信は外国にある第三者への提供に当たり、第5項に記載した体制のもとで行います
• 送信先の事業者とは、送信された内容をモデルの学習に用いない条件で契約し、または設定しています
• 会話の記録の開示、訂正、削除等のご請求は、ご利用の施設の窓口で受け付けます（第8項）

5. 外部サービスへの提供および外国にある第三者への提供

本サービスの一部の機能を提供するため、当社は外部の事業者に個人データの取扱いを委託しています。委託先の事業者名、役割、取り扱うデータ及び所在国の一覧は、第9項の窓口へお問い合わせいただいた方にご案内します。当社から個人データを渡していない問い合わせ先や、シングルサインオンの認証を行う事業者も、同じ一覧に含めています。

本サービスのデータは、日本国内（東京）のサーバーに保管し、日本国内で処理します。国外へ送信するのは、生成AIその他のAIによる処理（上記 4の2・4の3 のチャットへの回答（添付された画像の読み取りを含みます）、勤怠表の読み取り、集客診断の分析、会議の録音の文字起こし、ヤドカリAIへの入力の種類の判定、経営ファイル等に取り込んだ資料の内容の判定）のためのデータに限られます。送信は暗号化された通信によって行います。

クレジットカードの情報は当社を通りません（上記 2の3）。決済代行事業者へ渡すのは施設を表す当社の内部番号、ご請求の金額等、請求書の宛名（ご契約者の名称）と送付先のメールアドレスで、ご住所は渡していません。決済に用いる事業者によっては、個人データの処理の一部がアイルランドで行われます。

外国にある第三者への提供について

生成AIの処理を担う事業者のうち米国に所在するものへの提供は、個人情報の保護に関する法律第28条に定める外国にある第三者への提供に当たります。当社は、提供に先立ち、契約その他の適切かつ合理的な方法により、同条第1項及び同法施行規則第16条に定める基準に適合する体制を確保します。当該事業者による措置の実施状況と、その実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度を、年1回以上及び重要な変更を認知した際に確認し、記録します。継続的な実施の確保が困難となった場合は提供を停止します。

ご本人のお求めに応じ、体制の整備方法、措置の概要、確認の頻度及び方法、外国の名称と関連制度、支障及び対応措置について、遅滞なく情報を提供します。お求めは第9項の窓口で受け付けます。

クラウドの保管先は外国にある第三者に当たりません。契約の相手方が日本法人であり、保管のリージョンは東京、処理のリージョンも日本国内（東京・大阪）であることを確認しています。

当社は、これらの事業者が、お客様のデータを自らのモデルの学習その他の二次利用に用いない条件で契約し、または設定しています。ただし、サブプロセッサ一覧にその旨を明示した事業者は、保存されない入力から、個人を識別できない統計を作成し、自社のサービスの改善に利用することがあります。この事業者には、要配慮個人情報を送りません。無償の提供では送信した内容が事業者のサービスの改善に利用される場合があるため、そのような提供は用いません。

当社は、委託先を変更する場合、変更の30日前までにお客様へ通知します。

5の2. 外部のAIサービスとの連携（コネクター機能）

お客様のご選択により、お客様が利用する外部のAIサービス（Claude、ChatGPT 等）から本サービスのデータを参照・操作する機能をご利用いただけます。この機能により送信される情報は、お客様ご自身による当該サービスへの提供として取り扱われます。ご本人への説明と必要な同意の取得は、お客様が行います。当社と契約者との間の責任の分担は、利用規約第10条の2に定めています。

6. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じています。

組織的安全管理措置

• 個人データの取扱いに関する責任者を定めています（代表取締役　杉村 直哉）
• 個人データを取り扱う従業者および取り扱う個人データの範囲を明確にしています
• 個人データの取扱状況を記録し、点検しています
• 漏えい等の事態に備え、発見から報告、復旧、再発防止までの対応の手順を定めています

人的安全管理措置

• 従業者に対し、個人データの取扱いについて教育を行っています
• 従業者に対し、在職中および退職後の秘密保持義務を課しています

物理的安全管理措置

• 個人データは、クラウド事業者のデータセンターにおいて管理しています
• 当社の事業所においては、機器および記録媒体の管理を行っています

技術的安全管理措置

• 個人データへのアクセスは、権限を有する者に限定しています
• お客様ごとにデータを論理的に分離しています
• 通信時および保存時に暗号化を行っています
• シングルサインオン（OpenID Connect）および多要素認証（TOTP）に対応しています
• 個人データへの操作および閲覧の記録（監査ログ）を保存しています

外的環境の把握

• 個人データを保管する国および外部への送信先の国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を講じています。該当する国は前項のとおりです

7. 保存期間

すべての項目について、確定した期間又は確定した終了の事象を定めています。「契約が続く限り保存する」という定め方は用いません。契約が継続していることのみを理由に、個別の保存期間を延長することもありません。

お客様から取扱いの委託を受けた個人データ（従業員・派遣スタッフ・宿泊者の方の情報など）の種類ごとの保存期間は、お客様との契約において、対象と起算日を示して定めています。法令が保存期間を定めている記録（労働者名簿・賃金台帳、派遣先管理台帳、宿泊者名簿、健康診断個人票など）は、その法令の期間に従います。それ以外は当社が定めた期間によります。

当社が自ら取得する個人情報の保存期間は次のとおりです。

経過措置。会計年度と申告期限を管理する仕組みの導入までの間、上の期間を確実に満たすため、記録の作成日を起算とするより長い期間を上限として保存しています。この経過措置により、上の期間を超えて保存する場合があります。超過が解消するまでの間、これらの記録を上の利用目的以外に利用しません。

契約終了後のデータの返却と削除は、利用規約第17条第7項から第9項までによります。お客様は契約終了後30日以内に返却を請求でき、当社は受付日の翌営業日から10営業日以内に標準形式で返却します。30日を経過した後は遅滞なく削除しますが、期限内に受け付けた返却請求の対象は返却完了まで削除しません。当社自身の法令上の保存義務、具体的な紛争への対応又はお客様と合意した個別の保全のために保存が必要な場合は、対象・理由・期間を限定し、その目的以外に利用せず、必要がなくなり次第遅滞なく削除します。

ウェブサイトからお申し込みいただいた契約（利用規約第9章）では、この30日の間、閲覧のみの方法で引き続きご利用いただけます（利用規約第41条）。当社所定の方法により返却をお申し込みいただけます。この期間に費用はかかりません。

8. 開示、訂正、利用停止等のご請求について

お客様から取扱いの委託を受けた個人データについてのご請求は、当該情報の取扱いを当社に委託したお客様が受け付けます。従業員・派遣スタッフの方はご勤務先等の案内された担当部署へ、宿泊者・サイト訪問者の方はご利用の施設の窓口へお申し出ください。窓口が分からない場合は、第9項の当社窓口にご相談ください。

当社は、お客様からのご指示に従い、遅滞なく対応します。当社が直接ご本人からご請求を受けた場合は、お客様にお取り次ぎします。

当社が自ら取得した個人情報（第2項(2)）について、当社が開示等の権限を有する保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止及び法令に定める第三者提供記録の開示は、当社が受け付けます。

受付方法：第9項の窓口へ、電子メール又は郵送で、氏名、連絡先、対象となるサービス・情報、請求の内容及び希望する回答方法をお知らせください。対象情報の特定が難しい場合も窓口でご案内します。

本人・代理人の確認：当社は、登録済み連絡先での確認その他必要かつ相当な方法でご本人を確認します。法定代理人又はご本人が委任した代理人による請求も受け付け、代理権を確認します。追加の確認資料が必要な場合は、安全な提出方法と必要な範囲を個別にご案内します。最初のメールに身分証明書やマイナンバーを添付する必要はありません。

回答：法令に従い必要な確認・調査を行い、遅滞なく回答します。開示は、電磁的記録の提供又は書面の交付等、ご本人が請求した方法で行います。その方法による開示が困難な場合は、その旨を通知し、法令に従い書面の交付等で対応します。法令上の理由により全部又は一部に応じない場合、対象情報が存在しない場合、又は請求と異なる対応をする場合は、その旨と理由をご説明します。

利用停止・消去又は第三者提供の停止の主な請求事由は次のとおりです。各事由に応じ、法令に定める範囲で対応します。

1. 利用目的を超えた利用、不適正な利用、不正な取得又は法令に反する要配慮個人情報の取得がある場合
2. 法令に違反する第三者提供又は外国にある第三者への提供がある場合
3. 当社が利用する必要がなくなった場合
4. 法令に定める報告対象となる漏えい等の事態が生じた場合
5. その他、ご本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合

これらの措置が困難で、法令に従いご本人の権利利益を保護する代替措置を講ずる場合は、その内容をご説明します。

ご請求の際の手数料はいただきません。

9. 苦情のお申し出および窓口

本サービスにおける個人情報の取扱いに関するご質問、ご相談および苦情のお申し出は、下記の窓口までお願いいたします。

株式会社ワクトリ　ヤドカリ担当〒160-0023 東京都新宿区西新宿八丁目17番1号 住友不動産新宿グランドタワー38F E-mail：support@yadokari.ai

10. 本文書の変更

当社は、本文書を変更する場合、当社ウェブサイトへの掲載により周知します。お客様の個人データの取扱いに重大な影響を及ぼす変更については、効力発生の30日前までにお客様へ個別に通知します。

制定日　2026年9月28日